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英文手紙の書式・フォーマット: 書式

Posted by Junichi Kawagoe on 18.2010 英文手紙の書式: 書式   0 comments   0 trackback
英文手紙・英文ビジネスレター書式フォーマット


フォーマルな英文手紙、英文ビジネスレターは決まった書式に従って作成します。
よく使われるのはブロック式とセミブロック式の2つ。下の英文レター書式サンプルを参考にしてみてください。

英文ビジネスレター・手紙は普通、線のない白いレターサイズ(21.59cmx27.94cm)の用紙に書かれます。 内容は上下、左右の端から2.5cm程空けて書きます。


英文手紙・英文ビジネスレター書式フォーマット その1

“ブロック・フォーマット”
-全て左寄せに揃えて書きます。


英文手紙・英文ビジネスレター書式フォーマット その2

“セミブロック・フォーマット”
-ヘッダー、結辞、署名を右側に書き、それ以外は左側に揃えて書きます。


◆Heading:ヘッダー
1枚目のみに書く差出人住所。
電話・FAX番号、Eメールアドレスも任意で含めても良いでしょう。一行空けて日付を必ず入れます。

日付の書き方
米国式:11/20/07 または November 20, 2007
英国式:20/11/07 または 20 November 2007

◆Inside Address:あて先
あて先はなるべく詳細に、次の順番で書きます。
担当者名(前にAttention:と付ける。「~宛」という意味)
役職
会社名
住所(番号 通り 市 州 郵便番号 国)

Salutation:敬辞
Dear Mr./Ms.姓:で始めるのが普通です。相手が男性か女性かわからない場合は、姓だけ書くのは絶対に避け、ファーストネームにしましょう。
相手の名前がわからない場合は以下のように書きます。
企業に宛てた場合  Dear Madam/Sir:  Ladies and Gentlemen:
個人に宛てた場合  Dear Madam or Sir:

ビジネスレターの場合、米国式はDear~:とコロン、英国式はDear~,とコンマを使います。 (親しい相手、例えばボーイフレンドやガールフレンドなどへの手紙にはコロンは使わないようにしましょう。あまりによそよそしい印象を与えます。)

Body:本文
英文ライティングソフトを使って適切でスマートな英文に仕上げましょう!
ビジネスレターは必ずタイプ(またはPCで作成)します。手書きはいけません。

Complimentary Close:結辞
手短な手紙の締め文句です。コンマを付けます。
Sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly,
Best regards,
(上記に比べ多少インフォーマル。)

Signature:署名
直筆でサインをします。その下に差出人の名前、役職、部署名を記載。

◆Enclosure:同封
同封物があればここに記載します。

◆CC:コピー送付先
あて先人以外にもコピーを送付している場合は、ここに送付した人の名前を記載します。


 
転載元:らくらく英語.JP 英文手紙の書式
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英文手紙の書式・フォーマット: 書き出し

Posted by Junichi Kawagoe on 18.2010 英文手紙の書式: 書き出し   0 comments   0 trackback
【英語手紙の書き出し方・文例】


英語の手紙の書き出しでまず気をつけないといけないのが、頭語です。日本語の~様にあたるのは Dear ~です。

複数の相手宛だと Dear Ladies and Gentleman 、相手の性別が不明の場合は Dear Sir or Madam 、男性には Dear Sir 、女性には Dear Madam 、男性名には Dear Mr.(last name) 、女性には Dear Ms/Mrs/Miss(last name) 、親しい友人には Dear(first name) になります。 女性の場合は、 Miss と Mrs は区別せず、 Ms とするのが最近は一般的です。相手と状況によって使い分けましょう。また、特定の学位を所有している博士や医師には Dr.(name) 、教授には Prof.(name) を優先して使いましょう。英語の手紙の書き出しで悪印象を持たれないよう、気をつけます。

英語メールの書き出しの場合だと特にそうですが、 Dear を使わない場合もよくあります。面識のある相手や、何度もメールのやり取りをしている相手だと Hi ~、という書き出しもよく使われます。この場合続くのはもちろんファーストネームです。ファーストネームで呼び合うような間柄の場合は Hi で書き出すのも悪くありません。

さて、英語手紙の本文の書き出しですが、基本的に最初に手紙の目的、理由などをまず示します。

1) I am writing to ~ ( ~のために手紙を差し上げます )
英語手紙の書き出しによく使われる便利な表現です。
あとに続く動詞としては、 request( 依頼 ) 、 complain (苦情)、 ask( 質問 ) 、 inform( お知らせ ) 、 apologize( 謝罪 ) などがあります。

I am writing to inform you that our sales office is moving to Baker Street in January.

2) Thank you for ~(~下さりありがとうございます)
お礼を述べる形から入る英語手紙の書き出し方です。最初にお礼を述べることでいい印象を与えることができます。

Thank you for visiting us at High-Tech Expo 2009.

3) I am happy, glad, pleased, delighted / I am sorry, I regret) to hear…
嬉しい報告、残念な報告を受けた場合の返事、もしくは報告をする場合の英語手紙の書き出しに使います。

I was delighted to hear that ・・・ ( いい知らせに対して ) 嬉しいです。
I was so sorry to hear that ・・・  ( 悪い知らせに対して ) 残念です。

I am happy to announce that ・・・ 良い知らせを報告する場合。
I regret to inform you that ・・・ 悪い知らせを報告する場合。

4 ) Regarding ~ , ( ~に関してですが )
~の件に関してですがと始めて、コンマの後には、 we would like to… など普通の文章が続きます。

6) I am interested in ~ (~に興味があります)
応募、問い合わせなどをする際の英語手紙の書き出しに使えます。

7) I would like to ~ (~させて頂きたいと思います)
自分の希望を述べるときに使います。 以上のように、英語の手紙を書く際には大切な事を書き出しで述べます。 要点を最初に述べて関連事項を述べれば、相手はすぐに理解することができます。

また、初めての相手に英語の手紙やメールを送る場合は、書き出しの2~3行に「自己紹介」と「連絡の目的」を書きましょう。自分はどこの誰で、○○さんか ら貴方の連絡先をいただいた、というような簡単なもので構いません。その○○さんにも Cc を入れておくと良いですね。

メールを何度かやり取りしている場合(返信の場合)は、書き出しに相手のメールに対する簡単な感謝の言葉と、相手のメールを数行抜き出し、引用符をつけ、自分の回答・コメントをその下に書くことができます。


転載元:らくらく英語.JP 英文手紙の書式

英文手紙の書式・フォーマット: 締め・結び

Posted by Junichi Kawagoe on 18.2010 英文手紙の書式: 締め・結び   0 comments   0 trackback
【英語手紙の締め・結び】


英語の手紙を書く際に、締めや結びの言葉というものがあります。英語手紙の最後の部分での締めの言葉は手紙の内容によって変わります。例えば謝意は、これ からしてもらうことに対する感謝を表現する傾向があります。前もって感謝の気持ちを伝えることにより、相手からよりポジティブな反応を期待できます。

- テクニック -
最初の文字はいつも大文字にします。
結びの言葉の後に、コンマを付けます。
結びの言葉の下に名前を書きます。
結びの言葉は文章の場合「主語と動詞がある場合」、コンマではなく、点を付けます。

Thank you for your kind cooperation.
→相手に何か援助をお願いするときには、前もってお礼を述べます。

Thank you for your understanding.
→相手に不都合、不利益になりそうなときに使います。「ご了承いただけると幸いです」というような英語手紙の締め。

Thank you for your consideration.
→相手に利益や機会を与えてもらうようにお願いをするときに使います。「よろしくご検討の程お願い申し上げます」的表現。

We look forward to working with you.
→これから一緒に仕事を始める際によく使われる締めの英文。

Looking forward to your cooperation/assistance/response.
→ cooperation や assistance は本文でお願いしたことに対して「よろしく」という意味になります。 response は返事を待っている場合に使います。

We appreciate your prompt response/action.
→相手からすぐに返事や対処をしてほしい場合の締めの文です。

If you have any questions, please feel free to contact me.
または
Please do not hesitate to contact me.
→相手が質問がある場合にはどうぞ遠慮なくご連絡ください、という意味で使われる英語手紙の締めの一文です。

それ以外の英語手紙の書き終わりである、締めの文例です。
・  Please give my best wish to ○○ . ( ○○によろしくお伝えください )
・  I would appreciate your kind cooperation. ( ご協力、宜しくお願い致します )

以下の締めの英文はどちらかというと個人的な友人向き。
・  I hope you take good care of yourself. ( お体にお気をつけて )
・  I would be very happy to hear from you. ( お返事をいただけると嬉しいです )

次に英語の手紙の結びですが、結びとは日本語の「敬具」にあたる言葉です。相手によって使う適切な結び表現が異なります。

親しい友達などに:
Best regards, Warm regards, Take care

Cheers,
Yours always,
With all good wishes,

Many thanks,
All the best,
Take care,
Best wishes,
Kindest regards,
Best regards,
Kind regards,
Warm regards,
I wish you all the best.

誰にでも使える一般的な言い方: Sincerely yours, Sincerely,

フォーマルな言い方:
Faithfully yours,

丁寧な言い方:
Very truly yours, Yours truly,

さらに丁寧な言い方:
Respectfully yours, Respectfully, Yours respectfully, Very respectfully yours,

ビジネスシーンでは:
Thank you for your time and consideration 、 Thank you for your kindness and consideration

ラブレターでは:
Adoringly yours, Affectionately yours, Eternally Yours, Forever and always 、 Hugs and kisses 、 Love you 、 Love always 、 All my love 、 Always yours 、 Lots of love 、 Love and kisses 、 With affection, With all my love, Much love, Hugs and kisses,

注意点としては、 Regards は知っている人に使えますが、 Sincerely は知らない人にも使うことができます。締めや結びの言葉は通常本文から2行あけて書きます。頭語と結語のフォーマル度を統一させましょう。

若い人の言葉:
Love ya,

転載元:らくらく英語.JP 英文手紙の書式

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